我們發現首先確定活動的重點是有幫助的。這樣做可以幫助您決定在預算中優先考慮什么，什么不太重要。

　　你的預算來自哪里？

　　一旦你寫下你的主要目標，重要的是計算出你有多少現金可以玩。要做到這一點，您需要現實地了解您將從每個來源獲得多少錢。您的活動邀請對象是僅邀請還是他們付費參加？您確定可以參加會議的主要贊助商有多少？所有這些方面都會影響您的預算，因此了解您正在使用的融資模式非常重要。

　　你的預算去哪兒了？

　　將您可信賴的電子表格分為四類：您正在消費的項目；該項目的預計費用；實際費用，然后是您需要包含的任何其他評論和詳細信息。

　　盡快確認您的場地很重要，因為這不僅是您最大的成本之一，而且還將影響大多數其他支出的預算。例如，場地可能包含一些費用，例如音響系統。如果目的地難以到達，您可能需要包括額外的交通費用，其大小將決定您可以邀請多少人。

　　您可用的技術也與您的場地選擇有關。該空間可能不允許DJ設置，或者它可能帶有內置的電影屏幕。

　　活動預算

　　注意小字體中的額外費用

　　一些場館還會向外部餐飲公司收費，或者可能會限制可以就餐的人數。一些場地可能會收取開瓶費。所有這些內容都將列在場地的條款和條件中，因此請務必仔細閱讀它們以避免任何令人討厭的驚喜。這也將允許您開始填寫您的餐飲“預計費用”，也可能是您的一些“實際費用”。

　　如果事情不順利怎么辦？

　　無論如何，在發生災害時擁有應急基金至關重要。根據您所做的規模，這可能高達您預算的20%。即使是最細致的計劃者也會遇到超出您預計支出的意外成本。通過考慮如此大的利潤，您可以確保您始終量入為出。